تطور مهنة المعقب من المتابعات التقليدية إلى الخدمات الإلكترونية

[رابح]

مهنة المعقب هي أحد المهن الغاية في الأهمية حيث تعمل على تقديم خدمات عامة للأفراد أو الشركات لتسهيل وتنفيذ المعاملات الرسمية والإدارية، هذا ويكون المعقب بمثابة همزة وصل لأنه يعمل كوسيط بين العملاء والجهات الحكومية أو الإدارية، ومن أهم خصائصه هو تقديم المساعدة في إجراءات متعددة مثل تقديم الطلبات والتصاريح وتنفيذ المستندات وغيرها، هذا ونبرز كيف تطورت مهنة المعقب من المتابعات التقليدية إلى الخدمات الإلكترونية.
الدور التقليدي الذي تؤديه مهنة معقب
مهنة معقب الجوازات و التأشيرات و الخدمات من المهن التي يحتاج إليها كل مواطن عند إنجاز أي خدمة حكومية، حيث تعمل على اختصار الكثير من الوقت والجهد، هذا ويكمن الدور التقليدي لمهنة معقب فيما يلي:
● توجيه العملاء، عن طريق مساعدتهم في فهم الإجراءات والمتطلبات القانونية والإدارية المتعلقة بمعاملاتهم.
● المساعدة في جمع وتنظيم المستندات والمعلومات المطلوبة لإتمام المعاملات.
● تقديم الطلبات الرسمية لصالح العملاء إلى الجهات المعنية.
● مراقبة سير القضايا والمعاملات المختلفة والتواصل مع الجهات المعنية لضمان تقدم سلس للمعاملة.
● الامتثال للقوانين واللوائح، فضلاً عن التأكد من أن المعاملات تتوافق مع القوانين واللوائح السارية.
● تتمحور مهنة معقب في تقديم نصائح واستشارات للعملاء حول كيفية تبسيط الإجراءات وتحسين الكفاءة.
● تعمل على توفير الدعم للشركات في إجراءات الأعمال التجارية مثل تأسيس الشركات وتسجيل العلامات التجارية.
من أهم الأدوار التقليدية لتلك المهنة، هي تقديم الدعم في القضايا القانونية بما في ذلك توثيق العقود والوصايا.
وعلى أي حال، يتطلب دور المعقب معرفة عميقة بالقوانين واللوائح المحلية والوطنية ومهارات التواصل الجيدة، فضلاً عن القدرة على العمل بدقة وكفاءة، هذا ويمكن أن يكون المعقب فردي مستقل أو يعمل لصالح شركات متخصصة في تقديم خدمات المعقبين.
تطور دور المعقب من تقديم الخدمات التقليدية إلى الإلكترونية
تطور دور المعقب من الخدمات التقليدية إلى تعقيب الخدمات الإلكترونية، يعكس التطور التكنولوجي واحتياجات العملاء للوصول إلى الخدمات بشكل أسرع وأكثر كفاءة، ويتمثل التحول فيما يلي:
● إنشاء منصة إلكترونية أو تطوير تطبيق محمول يتيح للعملاء الوصول إلى خدمات معقب بسهولة، يجب أن تكون المنصة سهلة الاستخدام وتوفر معلومات وأدوات تساعد العملاء في اختيار ما يريدونه.
● خدمة التوثيق الإلكتروني، يمكن الاعتماد على استخدام التوقيع الإلكتروني والتوثيق الإلكتروني لمعالجة المستندات بشكل آمن وقانوني عبر الإنترنت.
● من الخدمات الإلكترونية الهامة التي يمكن أن يقدمها أي معقب، هي تدشين نظامًا إلكترونيًا لإدارة العمليات ومتابعة تقدم المعاملات، ويمكن أن يسهم هذا في تنظيم الأعمال وتسريع الإجراءات.
● إتاحة الفرصة لتقديم الاستشارات والإرشاد للعملاء عبر الإنترنت من خلال الدردشة أو البريد الإلكتروني أو خاصية الفيديو.
● يمكن لمكتب معقب دعم العملاء عبر الإنترنت عن طريق الإجابة على استفساراتهم وحل مشكلاتهم بسرعة وفاعلية.
● لا بأس بتقديم تدريبًا للعملاء حول كيفية استخدام المنصة الإلكترونية وتقديم معاملاتهم عبر الإنترنت.
● من أهم الأمور التي يجب وضعها بعين الاعتبار هو العناية بتوفير نظام حماية قوية للبيانات والمعلومات الشخصية للعملاء للحفاظ على الخصوصية والأمان.
● الابتكار والتحسين المستمر للخدمات التي يقدمها معقب ويتحقق ذلك من خلال الاستماع إلى ملاحظات العملاء، والاستعداد لتحسين الخدمات وفقاً لتلك الملاحظات.
● التسويق عبر الإنترنت واحدة من الخدمات الإلكترونية الثمينة، حيث تتمثل في استخدام استراتيجيات التسويق الرقمي لجذب المزيد من العملاء إلى خدماتك الإلكترونية.
● الامتثال للقوانين من أهم ما يجب وضعها بعين الاعتبار، فيجب أن تلتزم بالقوانين واللوائح السارية.
تطوير الخدمات التي يقدمها معقب الخدمات الإلكترونية يمكن أن يجعلها أكثر إتاحة وكفاءة ويساهم في تلبية احتياجات كل العملاء بشكل سريع.