إدارة شؤون الموظفين: القلب النابض لأي مؤسسة ناجحة

[محمود المنشاوي]

تمثل إدارة شؤون الموظفين (Personnel Management) أحد الأعمدة الأساسية التي تقوم عليها أي مؤسسة. فهي تتولى مسؤولية التعامل المباشر مع أهم أصول الشركة: الموظفين. ويشمل دور هذه الإدارة كل ما يتعلق بدورة حياة الموظف من التوظيف وحتى نهاية الخدمة، مما يجعلها جزءًا محوريًا في نجاح أو فشل أي منظمة.

في هذه المقالة، سنتعرف على مفهوم إدارة شؤون الموظفين، وأهميتها، ومهامها، وأفضل الممارسات التي تضمن إدارة فعالة وعصرية تتماشى مع تطورات سوق العمل.

ما هي إدارة شؤون الموظفين؟
هي الجهة المسؤولة عن تنفيذ السياسات واللوائح المرتبطة بالموارد البشرية في المؤسسة، ومتابعة كل ما يتعلق بالموظفين، من تعيين، وحضور، وغياب، وتقييم، ورواتب، وإجازات، وتدريب، وحتى إنهاء الخدمات. وتُعد هذه الإدارة الجسر الرابط بين الموظفين والإدارة العليا.

الفرق بين شؤون الموظفين وإدارة الموارد البشرية
المقارنة شؤون الموظفين الموارد البشرية
تركيز الوظيفة إداري وتنفيذي استراتيجي وتنموي
المهام الرواتب، الحضور، الإجازات التطوير، القيادة، التقييم
الأدوات سجلات يدوية أو تقارير أنظمة رقمية وتحليل بيانات
العلاقة بالموظف تنفيذ الإجراءات تنمية وتحفيز وتخطيط

رغم الفروق، غالبًا ما تتداخل المهام في المؤسسات الصغيرة، ويقوم بها فريق واحد.

أهداف إدارة شؤون الموظفين
تطبيق السياسات واللوائح الداخلية.

ضمان الامتثال لقوانين العمل.

تحقيق الانضباط الوظيفي.

دعم بيئة عمل مستقرة ومنظمة.

توثيق جميع المعاملات الإدارية المتعلقة بالموظفين.

دعم الأقسام الأخرى بمعلومات دقيقة عن الموارد البشرية.

المهام الرئيسية لإدارة شؤون الموظفين
إجراءات التوظيف والتعيين

تجهيز العقود.

فتح ملفات الموظفين.

التنسيق مع الجهات الحكومية (مثل التأمينات الاجتماعية).

تحديث بيانات الموظفين

تعديل الرواتب أو المسمى الوظيفي.

تحديث العناوين وأرقام التواصل.

إدارة الحضور والانصراف

تتبع ساعات العمل.

تسجيل الغياب والتأخير.

احتساب الاستحقاقات بناءً على السجلات.

الإجازات

إدارة أنواع الإجازات (سنوية، مرضية، طارئة).

احتساب الرصيد المتبقي.

تنظيم طلبات الإجازة ومتابعتها.

الرواتب والمستحقات

احتساب الرواتب والخصومات.

إصدار مسيرات الرواتب.

معالجة مكافآت نهاية الخدمة أو البدلات.

إدارة الملفات والسجلات

حفظ ملفات الموظفين ورقيًا أو إلكترونيًا.

توثيق المخاطبات الرسمية.

إنهاء الخدمات

إجراءات الاستقالة أو الفصل.

احتساب مستحقات نهاية الخدمة.

إصدار شهادة الخبرة.

مهارات مسؤول شؤون الموظفين
التنظيم والدقة.

الإلمام بقوانين العمل المحلية.

إجادة استخدام برامج الأتمتة (Excel، أنظمة الموارد البشرية).

مهارات تواصل قوية.

القدرة على حفظ المعلومات بسرية.

أهمية الرقمنة في إدارة شؤون الموظفين
الاعتماد على أنظمة إلكترونية لإدارة شؤون الموظفين أصبح ضرورة وليس رفاهية. فوائد الأتمتة:

تقليل الأخطاء اليدوية.

سرعة الوصول إلى البيانات.

متابعة الحضور والإجازات آليًا.

تسهيل إعداد التقارير.

دعم اتخاذ القرار بناء على بيانات دقيقة.

أشهر الأنظمة المستخدمة:

ZenHR

Odoo HR

BambooHR

Bayzat (خليجي)

التحديات التي تواجه إدارة شؤون الموظفين
التغير السريع في الأنظمة والقوانين
خصوصًا في بيئات العمل المتغيرة.

نقص الكوادر المؤهلة
لا سيما في الشركات الصغيرة والمتوسطة.

ضعف التواصل بين الإدارة والموظفين
يؤدي إلى تراكم الشكاوى أو سوء الفهم.

الاعتماد على الوسائل اليدوية
مما يسبب بطء الإجراءات وتكرار الأخطاء.

أفضل الممارسات في إدارة شؤون الموظفين
إعداد دليل سياسات داخلي شامل ومتاح للجميع.

تحديث ملفات الموظفين دوريًا.

اعتماد نظام حضور إلكتروني لتقليل التلاعب.

توفير خدمة ذاتية للموظف (Self-service portal) لتقديم الطلبات بسهولة.

تدريب الفريق بشكل مستمر على القوانين والأنظمة التقنية.

إدارة شؤون الموظفين في السعودية (نموذج تطبيقي)
تخضع إدارة شؤون الموظفين في المملكة لقوانين صارمة تنظم العلاقة بين صاحب العمل والعامل، مثل:

نظام العمل السعودي.

منصة مدد لإثبات التزام صرف الرواتب.

التأمينات الاجتماعية لتسجيل الموظفين.

منصة قوى لإدارة العقود وتوثيقها.

نطاقات لقياس التوطين في الشركات.

خاتمة
إدارة شؤون الموظفين ليست وظيفة تقليدية تقدمها شركة ناس سوفت، بل هي منظومة إدارية متكاملة تساهم في تنظيم العلاقة بين الموظف والمنشأة، وتضمن الالتزام القانوني، وتحسين بيئة العمل. وباستخدام الأدوات المناسبة، وتدريب الفريق باستمرار، يمكن لهذه الإدارة أن تلعب دورًا رئيسيًا في نمو المؤسسة واستقرارها.